Facebook、Google、Amazon 是如何高效开会的

会议是工作中绕不开的一部分,许多人都听说过,在一项研究中发现,语言在我们的沟通中只占了 7% 的比例。虽然这个研究结果仅仅是面向单个字眼的沟通,在现实中比例不至于这么夸张,但不可否认的是,冰山下的许多信息,都是依靠语调、身体语言来传递的。这也是为什么,即使在线沟通如此多样和便捷,会议依旧不可被取代。

然而,许多人却会对会议有抵触情绪。冗长的节奏,即兴的跑题,敌对的氛围,模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而无效,要不然变得沉闷而无趣。那么,如果才能开一场高效的会议呢?一起来看看科技巨头,如 Facebook、Google、Amazon 等这些公司,是如何高效开会的。

Facebook

  • 明确会议类型:在 Facebook,CEO Zuckerberg 要求所有人在开会前,都先想好一个最基础的问题:本次会议的目标是什么?在他看来,会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题,共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。
  • 为会议制作进度表:把会议议题制作成一张进度表,每讨论完一个议题,就打一个勾,这是 Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 的建议。一方面,确保每一个议题都已经有了一个明确的结果;另一方面,如果你提前勾完了这份进度表,就让会议提前结束。
  • 在中午 12 点开站会:Facebook 的研发经理 Mark Tonkelowitz 往往会在中午开一个 15 分钟左右的站会,所有人一会都要去吃饭,自然不会愿意花时间跑题。

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Google

  • 保持会议精简:Google 的历任高管都曾强调会议精简的重要性。想要让会议精简,首先必须控制人,然后是控制时间。2011 年 Larry Page 回归 Google 重新出任 CEO 时,甚至要求全公司每个会议最多不超过 10 个人。而曾在雅虎、Google 担任高管的 Marissa Mayer,她要求会议尽量保持在 5-10 分钟之间,快速讨论,快速结束。
  • 提前制定会议议程:Google 曾经的 CEO Eric Schmidt 在《How Google Works》一书中提到过,一定要提前 24 小时,将会议议程发给所有的参会人。议程应该包含会议目标、参会人、待讨论的事项等内容。
  • 每个会议都有一个 Leader:每一个会议上都需要有一个 Leader 负责做决定,并且在会后 48 小时内,将所有的结论总结成邮件发送给参会人与相关方。
  • 紧急决定不需要等待会议:在 Google,会议是为了得出结论的。不要让决定等待会议,如果你马上需要做一个紧急决定,要不就跳过会议直接做决定,要不就立即召集会议。
  • 用数据替代争论:在会议中难免会陷入分歧,不同的人持有不同的观点,这时候会议往往会陷入无休止的争吵和讨论。Google 强调在这类问题上,尽可能抛弃主观色彩,而使用数据说话。
  • 准备一个计时器:Google Ventures 的合伙人 Jake Knapp 推荐任何会议都应该有一个计时器,而且是实体的计时器。他特别推荐 Time Timer的计时器,表盘上红色的区域会随着时间的流逝而逐渐减少,更让参会人有时间的紧迫感。

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Amazon

  • 只准备两份批萨:对于如何控制会议规模,Amazon 的 CEO Jeff Bezos 曾有一个非常有趣的衡量标准:一场会议的人数,订两份批萨就够了。如果超出这个规模,说明这个会议有太多的人参加了。
  • 永远准备一张空椅子:Jeff Bezos 还做过一个有趣的提议:永远在会议室准备一张空的椅子来代表顾客。Amazon 的核心文化理念之一,就是从各个方面不断完善和提升顾问体验。这张空椅子就是一个符号性的象征,提醒每个人不要忘记这一点。

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可以看到,无论是 Amazon、Facebook 还是 Google,这些公司对会议都有一些共同的要求,例如只邀请必要的人,控制会议时长,事先准备议程,事后有结论等等。你也可以为自己的工作环境制定一些会议准则,来更高效地开会。

参考文章:
1. http://www.businessinsider.com/googles-rules-for-a-great-meeting-2014-9
2. https://www.inc.com/larry-kim/jeff-bezos-surprising-meeting-strategy.html
3. http://www.businessinsider.com/this-is-how-larry-page-changed-meetings-at-google-after-taking-over-last-spring-2012-1
4. https://www.getminute.com/how-to-run-a-meeting-like-google-apple-amazon-and-facebook/
5. https://qz.com/94701/top-business-leaders-meeting-tips/

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